Tweppy

Reperibilità e alert per le ferie

Quando si crea un nuovo appuntamento in tweppy, di default il sistema ci dà come reperibili, ossia, nonostante il nostro impegno, possiamo continuare a leggere regolarmente la nostra posta in entrata e a rispondere, magari in un secondo momento, ai messaggi ricevuti.

Ma cosa succede in caso di ferie o di impegni che ci impegnano per un numero consistente di ore o giorni? Cosa fare se abbiamo la necessità che un nostro collega legga e lavori per noi le email in entrata in quei momenti di assenza?

Grazie alla funzione di reperibilità del calendario di tweppy, si può impostare una regola automatica per cui nei momenti in non siamo reperibili, la nostra posta venga letta da un collega

Vediamo nel dettaglio. Quando creo un appuntamento su tweppy, grazie al pulsante , posso scegliere di comunicare ai miei colleghi che, nonostante io sia impegnato, sono comunque raggiungibile o se sono non reperibile (quindi non è possibile contattarmi). La scelta può essere fatta di volta in volta quando creo un evento, cliccando sull'apposito pulsante (anche da web app). Quando creo un appuntamento 'non reperibile', la dicitura esce nell'oggetto.




E' possibile, attraverso le configurazioni della dashboard, stabilire che ad una determinata tipologia di evento, sia associata la non reperibilità:



mettendo un flag su "suggerisci come non reperibile", chiunque scegliere quel tipo di appuntamento, avrà di default l'impostazione di non reperibilità.
Per vedere come configurare una nuova tipologia di appuntamento, clicca qui



GESTIONE DELLE FERIE

Per quanto riguarda le ferie si può creare un'apposita voce di calendario, mettendo la spunta sulla non reperibilità (in quanto l'utente non sarà disponibile) ed, eventualmente, spuntando anche la casella 'mostra nelle news': in questo modo, ogni qual volta un utente creerà un appuntamento del tipo "ferie", la notizia sarà visibile nella sezione news di tweppy (NB.: non è necessario impostare la non reperibilità per poter spuntare la casella 'mostra nelle news').



Quando per una tipologia di appuntamento scegliamo che venga mostrata nelle news, nel momento in cui un collega di team aggiunge nel suo calendario un evento di quel tipo, l'immagine del glogo nella barra di tweppy, diventa arancione:



cliccandoci, selezionando la sezione 'team', vedremo quanti eventi hanno in programma i nostri colleghi oggi e nei prossimi giorni (solo gli appuntamenti con preimpostata la visualizzazione nella sezione news.



Se clicchiamo sul riquadro di notifica, tweppy ci rimanda alla sezione del calendario del nostro collega per poter visionare (se autorizzati) i dettagli dell'appuntamento. 

Quando assegno un incarico a un collega in un giorno in cui non è reperibile, tweppy me lo notifica, per farmi presente che forse quel giorno sarà difficile che l'incarico venga svolto. Nei giorni in cui c'è almeno un evento che prevede la non reperibilità dell'utente, infatti, delle linguette azzurre mi notificheranno il fatto, nel momento in cui proverò ad assegnare un incarico all'utente:




UTENTI DI BACKUP

Quando sei in ferie o non reperibile per un quantitativo elevato di ore (che sarai tu a stabilire), tweppy, in automatico, renderà per quel periodo visualizzatore della tua casella un utente detto di backup, il quale gestirà la tua posta in sua assenza.  
Per vedere come configurare gli utenti di backup, clicca qui




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