Knowledge Base tweppy Configura Tweppy - admin di sistema Configurare il teamwork Caselle, utenti e team

            Configurazione delle caselle

            Configurazione delle caselle

             

            Per configurare le caselle, è importante tenere in considerazione che:

            • possono essere configurate tutte le caselle degli utenti perché a ogni utente è associabile più di una casella di posta; qualora un utente voglia configurare la propria casella in autonomia lo può fare purché venga data specifica abilitazione all'utente (vedi guida di creazione utente e permessi);
            • per configurare le caselle di posta è indispensabile essere in possesso dei parametri di configurazione corretti (IMAP o POP3, SMTP, username e password) che potete recuperare sul vostro attuale client di posta o chiedendolo direttamente al vostro provider;
            • qualora l'azienda utilizzi un server di posta interno, è necessario questo sia configurato per permettere l'accesso da una applicazione esterna.

            Per configurare le caselle di posta clicca qui. Se non ti è concesso l'accesso, è perché ti mancano i permessi di amministratore.


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            Premere su Crea Nuova + e inserire ora l'indirizzo email della casella:


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            NB: è possibile configurare una casella abilitata solo per l'invio - qualora il proprio provider di posta imponga dei limiti sul numero di email inviabili, è possibile configurare una casella per il solo invio tramite servizi SMTP dedicati - per maggiori informazioni clicca qui.



            Inserire ora la password di casella. Qualora la casella che si sta tentando di configurare sia di un provider con configurazione già salvata in tweppy, sarà sufficiente la giusta password. Altrimenti, è necessario passare nella configurazione avanzata. Qui troviamo casi come Gmail in cui non è necessario inserire i parametri SMTP e POP3 o IMAP, ma basta solo dare il consenso a tweppy di interagire con il server di posta.


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            In altri casi, è necessario inserire manualmente i parametri (Crea casella con accesso IMAP / POP3).


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            Una volta inseriti i corretti parametri o consentito l'accesso a tweppy al server di posta, si potrà proseguire con la configurazione.


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            SEZIONE CARTELLE

            • aggiungere/rimuovere le cartelle della posta in arrivo, della posta in uscita e della posta indesiderata: in modo del tutto flessibile, possiamo decidere quali cartelle tweppy debba leggere e copiare; inoltre, mappando la posta inviata (se le configurazioni della casella lo permettono), tweppy è in grado di leggere e copiare email inviate anche da altri sistemi di posta configurati con la medesima casella. Facciamo un esempio: la casella info@casella.it è configurata in tweppy e in outlook e in quest'ultimo la configurazione della caselle è tale per cui la posta inviata con il client sia scritta in posta inviata. Qualora un utente invii da outlook due email tramite info@casella.it, queste due email, salvate in posta inviata, saranno presenti anche in tweppy come posta inviata. 

            • qualora si utilizzi la spunta "aggiungi tag di cartella", le email in arrivo su quella cartella verranno taggate in tweppy con il nome della cartella stessa, potendo cosi ricercare tutte le email attraverso il medesimo tag. Infatti, nel caso di presenza di cartelle create direttamente sul server di posta elettronica e per le quali si è impostato un filtro per la posta in entrata (ad esempio, ho impostato che tutte le email in arrivo dall'indirizzo mario.rossi@casella.it vengano archiviate automaticamente nella cartella MARIO ROSSI), si può decidere di taggare automaticamente quelle email nel momento in cui tweppy le scarica, proprio con il nome della cartella.

            • posta indesiderata: le email che saranno considerate posta indesiderata dal provider di posta e spostate nella cartella mappata, saranno portate direttamente nel cestino di tweppy. 


            SEZIONE UTENTI

            All'interno della sezione utenti, sono definite le regole con cui tweppy, una volta identificata e copiata una nuova email presente sulla casella di posta in questione, la condivide con determinati utenti. In poche parole, è in questa sezione che si decide quali utenti di tweppy mapperanno sul loro profilo la casella configurata. 





            Comprendiamo il significato dei diversi parametri:

            A - con chi condividere: identifica a chi tweppy deve condividere ogni email in arrivo sulla casella in questione; qualora si tratti di una casella personale, basterà indicare un solo utente; nel caso di più utenti con la spunta A attiva, ognuno vedrà l'interazione dell'altro (chi ha letto e quando, eventuali cancellazioni dell'email, ecc.); 

            B - a chi notificare: permette di abilitare un segnale di notifica; nel caso sia presente la spunta B, il contatore della toolbar principale segnalerà all'utente l'arrivo di una nuova email; qualora invece la spunta B non sia presente, l'email nuova sarà comunque identificabile nella lista delle email con colorazione viola (ovvero non letta), ma non vi sarà alcuna notifica;


            Caso pratico di utilizzo: se la casella info@ è monitorata da Valentina, ma Marco è interessato a vedere le email che transitano sulla casella senza ricevere notifica singolarmente, allora è sufficiente condividere con entrambi le email di casella, ma dare la spunta di notifica solo a Valentina.


            C - ricezione secondaria: identifica l'utente a cui tweppy condividerà le email, quando tutti i lettori risultano non reperibili per un numero di minuti superiore al valore impostato alla voce 'casella', per maggiori informazioni clicca qui ;

            D - ricerca sul server: permette di ricercare le email sul server; tale ricerca è possibile solo se le caselle sono configurate tramite protocollo IMAP o Exchange;

            E - utente abilitato all'invio:  permette di definire quale utente è abilitato all'invio di email tramite la casella in questione;

            F - visualizzatore della email inviate:  nel caso sia presente la spunta sull'utente, tutte le email inviate con quella casella saranno a lui visibili; nel caso contrario, potrà visualizzare solo email da lui inviate con quella casella;



            SEZIONE CONFIGURAZIONE

            Le funzioni di configurazione avanzata, disponibili in funzione del tipo di casella configurata, sono particolarmente utilizzate qualora all'interno dell'azienda vi siano alcuni utenti che utilizzano tweppy e alcuni che utilizzano altri client di posta, magari sulle stesse caselle.

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            • contrassegna le email come lette quando vengo lette su tweppy:  nel caso un utente stia utilizzando temporaneamente due client di posta contemporaneamente, permette di contrassegnare nell'altro client come letta una email letta in tweppy, purché lo sia da tutti i visualizzatori assegnati a quella email.

            • sposta le email nel cestino quando vengono eliminate su tweppy: come nel caso della lettura, se è presenta la spunta la email viene spostata nel cestino della casella quando viene eliminata su tweppy da tutti gli utenti visualizzatori.




            SEZIONE CASELLA
            Da qui è possibile indicare un alias della casella, ossia il nome da visualizzare come mittente nelle email spedite da questa casella. Lasciando vuoto questo campo, verrà utilizzato il nome dell'utente che invierà l'email. 
            Inoltre, sempre in questa sezione, è possibile stabilire una regola di reperibilità sulla casella stessa (vedi qui come).



            Faq:
            1. Se cancello le email di una casella, le trovo in tweppy? Si, purché l'eliminazione avvenga dopo la lettura/copia da parte di tweppy.
            2. In tweppy l'email arriva subito? A seconda del tipo di configurazione, potrebbe arrivare qualche secondo dopo.
            3. Posso configurare email di diversi provider? Si, possono configurare email di diversi provider.
            4. Non riesco a configurare la casella e sono certo siano corretti i parametri di configurazione..,quale può essere il motivo? La casella potrebbe non essere abilitata alla connessione imap o pop3.
            5. Posso configurare la pec? Certamente per la lettura, mentre per l'invio è necessario usare il portale della pec offerto dal provider.
            Aggiornati: 20 Nov 2019 04:08 PM
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