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            Configurazione regole su tracking email

            Configurazione delle regole di automazione sul tracking email


            Selezionando l'opzione 'Tracking email' (Setup > Teamwork > Regole di Automazione) e cliccando su aggiungi una regola è possibile creare un numero illimitato di azioni automatiche a partire dai messaggi di notifica del tracking.

            Poniamo il caso che proponiamo a un cliente, via email, un data per schedulare un appuntamento. Per rendere più agevole la risposta del destinatario, inseriamo sull'email un modello feedback che potrebbe essere composto da due opzioni 'Confermo appuntamento' e 'Annullo appuntamento'. Su questi pulsanti feedback abbiamo creato, in setup, una regola per cui se il destinatario clicca sul bottone 'conferma appuntamento' il sistema da l'incarico al creatore del messaggio (o a chi per lui) di inserire l'appuntamento sul calendario. Se invece il nostro interlocutore clicca su 'annullo appuntamento', il sistema darà l'incarico al creato del messaggio (o a chi per lui) di proporre una nuova data.
            Questo è solo uno dei tanti esempi in cui è possibile configurare una o più regole di automazione a partire dalle notifiche del tracking.



            Nello specifico, è possibile configurare una o più regole sulle notifiche del tracking che riguardano:

            - apertura del messaggio;
            - click sul link contenuto nel corpo dell'email;
            - click sul pulsante feedback;
            - download allegato.

            Una volta acceduto alla schermata di configurazione della regola è necessario compilare la seguente schermata di modifica:





            Nel campo
             
            Definizione della regola vanno inseriti il nome che si intende dare a quest'ultima, la tipologia di tracking su cui renderla attiva (nel caso del pulsante feedback è necessario specificare il set di pulsanti e il pulsante specifico su cui far scatenare la regola) ed eventualmente il tag, o i tag, che devono essere presenti sul messaggio per far scatenare la regola.
            Ad esempio, potremmo scegliere di far scatenare una regola al download di un allegato quando sull'email è presente il tag 'OFFERTA COMMERCIALE'.

            Nel campo Condivisioni da applicare, se pertinente, bisognerà scegliere tra le voci 'Condividi' e 'Rimuovi notifica': nel primo caso, quando ad esempio viene cliccato il pulsante feedback presente nell'email, questa verrà condivisa in automatico con le persone segnalate in questo campo della regola; nel secondo caso, invece, la notifica verrà tolta agli utenti segnalati.
            Sia la condivisione che la rimozione della notifica possono essere applicate, per ogni regola, a uno o più utenti o team. Per attivare una regola di condivisione/rimozione bisogna inserirla cliccando sulla spunta V.

            Nel campo Incarichi da assegnare, si possono stabilire uno o più incarichi da assegnare.



            • Tipo: è possibile scegliere tra le tipologie di incarichi configurate in dashboard;

            • Assegnata da: di default vengono date le voci 'Chi scatena l'evento' e la persona che sta creando la regola di automazione. Cliccando su una di queste voci è possibile eliminarla o spostarla dopo, ossia mettere l'opzione come seconda scelta. Oltre alle due opzioni sopra indicate, si può scegliere come assegnatore dell'incarico: il proprietario della pratica o del progetto a cui l'elemento viene associato, chi ha creato il messaggio (se si tratta di un utente interno al nostro ambiente di tweppy) o uno degli altri utenti del nostro ambiente;

            • Assegnata a: di default vengono date le voci 'Chi scatena l'evento' e la persona che sta creando la regola di automazione. Cliccando su una di queste voci è possibile eliminarla o spostarla dopo, ossia mettere l'opzione come seconda scelta. Oltre alle due opzioni sopra indicate, si può scegliere come assegnatario dell'incarico: il proprietario della pratica o del progetto a cui l'elemento viene associato, chi ha creato il messaggio (se si tratta di un utente interno al nostro ambiente di tweppy), l'utente che è anche assegnatore o uno degli altri utenti del nostro ambiente;

              N.B. essendo che la notifica del tracking è un evento esterno a tweppy, come assegnatario e assegnatore dell'incarico non può essere inserito 'Chi scatena l'evento' bensì un utente specifico o il proprietario della pratica/progetto.

            • Note: sono le note aggiuntive che andiamo a scrivere quando creiamo normalmente un incarico (non sono obbligatorie);

            • Pianificazione: è possibile scegliere la priorità dell'incarico, ovvero se l'incarico è urgente, da pianificare o pianificato;
            • Ripetibile: è possibile scegliere se l'incarico generato più volte debba essere ripetuto "Mai","Sempre","Se Completato"
            • Relativo a data evento: è possibile impostare la scadenza con la data di partenza dell'evento e non quella attuale

            • Scade (solo se l'incarico è pianificato): è il giorno di scadenza dell'incarico. Si può scegliere, cliccando sulla data, tra più opzioni.

            Ogni regola può essere sempre modificata in tutte le sue parti, disabilitata o eliminata.


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