Knowledge Base tweppy Guida avanzata all'uso dello strumento - utente Calendario

            Programmare un appuntamento

            Programmare un appuntamento


            In tweppy, se per ricordarci un compito da svolgere entro una determinata data ricorriamo all'uso degli incarichi, per programmare un appuntamento, in tweppy chiamato evento, possiamo utilizzare il calendario.


            Una delle features collaborative principali di tweppy è proprio il calendario, per accedere al quale clicchiamo sulla relativa voce nella toolbar di comando. Da qui è possibile pianificare qualunque tipo di appuntamento, come ad esempio telefonate, conference call, seminari, conferenze, interventi presso i clienti, demo, ecc... Insomma, qualunque tipologia di appuntamento siamo soliti prendere in azienda, può essere configurato in tweppy tramite la dashboard dell'amministratore, aggiungendo anche dei campi specifici da compilare per ogni tipologia di appuntamento (per configurare gli appuntamenti, vedi qui come).


            Per creare un nuovo appuntamento da aggiungere al calendario, basta accedere alla sezione 'Calendario', cliccare 'Pianifica evento'  

             
            e ci si aprirà davanti la schermata del nostro calendario. Grazie ai tasti di sistema 'avanti' e 'indietro' possiamo scorrere tra i giorni del calendario e trovare la data in cui fissare l'evento. Cliccando sull'ora di inizio nella data in cui l'appuntamento va pianificato, ci troveremo davanti questa schermata pop-up:



            • Chi: sono i partecipanti all'evento. Possono essere inseriti sia i nostri colleghi che fanno parte del nostro ambiente tweppy (in questo modo l'appuntamento verrà visualizzato anche nel calendario tweppy del collega selezionato) sia contatti presenti in rubrica;
            • Cosa: in questa sezione si sceglie la tipologia di appuntamento;
            • Reperibile / Non reperibile: impostando la non reperibilità, è possibile notificare ai colleghi che in quelle ore non saremo raggiungibili e, probabilmente, nemmeno disponibili a svolgere incarichi assegnati;
            • Pubblico / Privato: impostando un appuntamento come privato, nessuno degli altri utenti (tranne i partecipanti) ne vedrà alcun dettaglio nell'anteprima del planning;
            • Dettagli: è possibile per l'utente scrivere qualunque dettaglio aggiuntivo, che non è possibile fornire in uno dei campi precompilati;
            • Inizio - Fine: data e ora di inizio e di fine dell'evento programmato;
            • 5r8NNJk2iJkk_l_KOSi0p1w1ugWAtrqQaA.png: nel caso l'appuntamento sia fuori ufficio e preveda uno spostamento, prevede di stabilire la durata del viaggio di andata e ritorno. Qual è l'utilità di questa funzione in un calendario condiviso? Se voglio, ad esempio, organizzare un evento in cui dovrà essere presente un collega che qualche ora prima ha un altro appuntamento fuori sede, mi servirà sapere non solo a che ora il suo evento finisce, ma anche quali sono i tempi di rientro in ufficio...;
            • Luogo: se nella rubrica abbiamo l'indirizzo del contatto presso cui si svolgerà l'appuntamento, tweppy ce lo fornirà semplicemente indicando la persona o l'azienda presso cui dovremmo recarci;
            • stato dell'appuntamento: è possibile stabilire se si tratta di un appuntamento solo 'proposto' o già dettagliato e 'pianificato'. Una volta creato, sarà possibile tornare sull'appuntamento in ogni momento e oltre a queste due voci troveremo anche 'completato' (cliccandoci, una volta che effettivamente l'evento sarà concluso, questo sparirà dal calendario. NB. rimarrà comunque l'elemento appuntamento, con relativa chat, che tweppy ha originato) e 'annullato' (serve per notificare ai partecipanti che l'appuntamento non si terrà più);
            • Oggetto: riassume la tipologia di evento e il nome dei partecipanti (modificabile);
            • Organizer: è l'organizzatore. Tweppy dà in automatico il nome di chi crea l'appuntamento nel calendario, ma può essere modificato con il nome di uno dei partecipanti;
            • Partecipanti: se decidiamo di inviare una mail di notifica ai partecipanti (tasto 'invita' attivo), dovremmo decidere da quale nostro indirizzo email inviare l'invito e a quale indirizzo email dei partecipanti recapitarlo. Man mano che i miei invitati riceveranno l'email di richiesta e, tramite apposito bottone, decideranno se partecipare (sì o forse) o rifiutare l'invito, riceverò delle notifiche nella chat collegata all'evento


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            NON è necessario che il destinatario abbia tweppy perché questo funzioni.

            NB.: per ogni tipologia di appuntamento che viene configurata nella dashboard di tweppy è possibile stabilire delle voci specifiche da compilare al momento della creazione dell'evento. Le voci possono essere facoltative (contrassegnate da sfondo grigio scuro) o obbligatorie (contrassegnate da sfondo rosso), con risposte libere o a scelta tra diverse opzioni precompilate. 

            In alternativa sempre all'interno di questa sezione di tweppy è possibile creare un nuovo evento semplicemente selezionando con il mouse la data e ora di interesse sul calendario.


            E' possibile pianificare un appuntamento da altre tre sezioni di tweppy:
            • 'Messaggi': cliccando su  tra le opzioni troviamo anche 'Pianifica evento'; cliccandoci, verremo rimandati alla schermata del calendario in cui inserire l'evento.
            • 'Pratiche': accedendo ad una qualunque pratica dall'apposita sezione, è possibile programmare un appuntamento che verrà automaticamente collegato alla pratica stessa.Nella sezione 'Messaggi' della pratica prescelta (contrassegnata dal simbolo della busta) basta cliccare su Nuovo e scegliere 'Pianifica evento'; cliccandoci, verremo rimandati alla schermata del calendario in cui inserire l'evento.




            Anche dopo la creazione di un appuntamento, come succede per email e note, ho accesso automatico a una 'Dashboard messaggi' dedicata dove posso:




            Per l'utilizzo del calendario tramite smartphonevedi qui come.

            I calendari dei colleghi
            In quanto strumento di condivisione, tweppy permette di accedere ai calendari dei propri colleghi per conoscere quando questi sono impegnati in appuntamenti.

            2 i modi per accedere ai calendari dei colleghi dall'apposita sezione 'Calendario':
            1. dalla colonna di sinistra, sopra il riepilogo del planning giornaliero posso selezionare di quale componente del mio team work vedere il calendario. Selezionandolo avrò la possibilità di vedere il riepilogo delle sue attività in programma per quella giornata e allo stesso tempo saranno aggiunti anche i suoi appuntamenti nella schermata vicina.




            2. nella parte destra della pagina, all' interno del planning degli eventi, clicco sul simbolo + in alto a sinistra della mia icona personale e posso aggiungere quanti utenti voglio facenti parte del mio team work o, addirittura, interi gruppi di lavoro di cui faccio parte. A ogni utente verrà assegnato uno specifico colore, visibile sotto l'icona di ognuno

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            NB.: se un mio collega non ha condiviso con me i contenuti di un appuntamento o se l'appuntamento non è associato a una pratica di cui io ho visibilità, non potrò vedere il dettaglio, ma solo l'orario e la durata dell'eventuale spostamento.


             Faq:
            1. E' possibile mostrare a un collega i dettagli di un nostro appuntamento senza necessariamente aggiungerlo tra i partecipanti? Si, infatti per ogni appuntamento inserito nel calendario tweppy crea una nota di appuntamento fornita di chat: posso aggiungere chiunque faccia parte del mio ambiente tweppy come visualizzatore.
            2. Cosa succede quando annullo un evento di cui avevo inviato la notifica ai partecipanti che sono contatti esterni a tweppy? Ai partecipanti invitati arriva una email con la notifica dell'annullamento dell'appuntamento. NB.: è necessario mantenere selezionata la voce 'Invita' prima di premere 'Salva' se vogliamo che i destinatari ricevano la comunicazione.
            3. Se al momento della creazione di un appuntamento non seleziono il tasto 'Invita', i partecipanti riceveranno ugualmente una notifica dell'evento? No, solo selezionando il pulsante 'Invita' sarà possibile far pervenire ai partecipanti una email di notifica. 
            4. Se elimino la nota di appuntamento che tweppy genera, si andrà a eliminare anche l'appuntamento annotato nel calendario? No.
            5. E' possibile visualizzare nel calendario una mappa con i luoghi degli appuntamenti? Sì. C'è il pulsante geo, che indica la geolocalizzazione, cliccando sul quale abbiamo accesso a una mappa con indicati i luoghi degli appuntamenti (NB. se non vedi il pulsante 'geo' nella barra nera in basso nella sezione 'calendario', è perché non hai stabilito il luogo di nessun appuntamento).
            6. E' possibile creare un evento fuori dai giorni lavorativi? Certamente, per abilitare il sabato e la domenica è necessario accedere al calendario, spostare il cursore in alto a destra, cliccare su settimana e poi sulla quarta icona ovvero "Mostra Fine Settimana"
            7. E' possibile cancellare un appuntamento? Le uniche operazioni eseguibili sono quelle di Proporlo, Pianificarlo, Annullarlo e Completarlo

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