Knowledge Base tweppy Configura Tweppy - admin di sistema Automatizzare i propri processi Configurazione regole su tag aziendali e di casella

            Configurazione delle regole di automazione sui tag aziendali e sui tag di casella

            Configurazione delle regole di automazione sui tag aziendali e sui tag di casella


            Per utilizzare la features ‘Regole di automazione’ controlla che sia prevista nella tua subscription; altrimenti apri un ticket per verificare costi e modalità del servizio. Le regole di automazione, andando ad automatizzare alcuni processi standard dell'organizzazione, sono utili all'azienda per migliorare l'efficienza e la produttiva delle singole risorse, eliminando dimenticanze, perdite di tempo e interpretazioni errate delle varie fasi aziendali.
            In tweppy è possibile scatenare delle regole a partire da vari contesti operativi. In questa sezione vedremo come scatenare delle regole a partire dai tag configurati in setup nell'apposita sezione e da quelli creati sulle cartelle di smistamento messaggi delle caselle email.

            Una volta verificata la possibilità di poter creare regole di automazione, per configurarle accedi alla dashboard e clicca alla voce 'Teamwork'.





            successivamente clicca sulla sezione Regole di automazione





            Cliccando su 'Regole di automazione' è possibile scegliere se creare la regola a partire dai tag e dai campi di profilazione degli appuntamenti o dalle notifiche del tracking delle email.




            Selezionando l'opzione 'Tag e profilazione eventi' e cliccando su aggiungi una regola è possibile creare un numero illimitato di azioni automatiche da utilizzare sui messaggi quando si verificano determinati eventi:




            Nel campo Definizione della regola, vanno inseriti il nome che si intende dare a quest'ultima e il campo a cui associarla per renderla attiva (ad esempio 'Tag', per poter creare delle regole automatiche che si attiveranno nel momento in cui andremo ad associare un determinato tag - configurato nell'apposita sezione - a un messaggio). Una volta scelto il campo, si aggiungerà una voce, 'Valori accettati', in cui poter scegliere la voce configurata. Nel caso del tag, si aprirà la lista dei tag impostati in setup, la lista dei tag delle cartelle che si è scelto di importare in tweppy e la lista dei tag delle caselle configurate in tweppy. Possono essere aggiunti più valori.

            I tag delle cartelle (presenti sulla vostra casella email) che si è scelto di importare in tweppy non li troverete in lista, ma dovrete inserirli manualmente e confermarli cliccando sulla spunta 'V'. Su come creare cartelle per lo smistamento delle email rimandiamo alle istruzioni fornite dal vostro server di posta. 
            Perché è utile importare in tweppy le cartelle che avete sul server? In tweppy le email che arrivano in una determinata cartella presente sul vostro server di posta, possono essere taggate in automatico con il nome dell'etichetta della cartella. Questa etichetta è a tutti gli effetti un tag su cui possiamo creare un numero illimitato di azioni automatiche.
            Facciamo un esempio. Sul vostro sito internet è presente un form da compilare per richiedere informazioni circa i vostri prodotti/servizi. Il risultato di questa compilazione vi arriva, via email, alla casella test@test.it. Tuttavia sulla casella in questione arrivano anche altre email da svariati mittenti. Per far si che tutte queste email di richiesta informazioni vengano organizzate e lavorate in tweppy allo stesso modo, è possibile definire sul server di posta che le email in questione vengano spostate in automatico in una cartella, che per comodità adesso chiameremo 'test'. Una volta creata la cartella e la relativa regola, procediamo all'importazione della stessa in tweppy. In tweppy il nome della cartella si trasforma in un tag pronto per essere utilizzato nelle più svariate situazioni. In questo modo, determinati tipi di email possono essere trattati allo stesso modo da parte delle risorse dedicate. Per riprendere il nostro esempio sul tag 'test', possiamo impostare una regola per cui il sistema condivida in automatico le email in arrivo sulla cartella test con una determinata risorsa e che le vengano assegnati in automatico degli incarichi specifici (es. inserire il contatto in anagrafica, contattare, ecc).



            Nel campo Condivisioni da applicare, andrà fatta una scelta tra le voci 'Condividi' e 'Rimuovi notifica': nel primo caso, quando ad esempio il tag selezionato viene associato ad un'email, questa verrà condivisa in automatico con le persone segnalate in questo campo della regola; nel secondo caso, invece, la notifica verrà tolta agli utenti segnalati (con questo intendiamo che se un utente è un visualizzatore standard di una casella e su questa arriva una email a cui associamo un tag sul quale vige una regola per cui la notifica debba essere spenta per tale utente, questo ritroverà l'email in questione nella lista dei messaggi in entrata nella casella, ma non tra le email da leggere in quanto, appunto, è stato stabilito che non ne riceva notifica in quanto sarà un altro l'utente che dovrà occuparsi di lavorarla).

            Sia la condivisione che la rimozione della notifica possono essere applicate, per ogni regola, a uno o più utenti o team. Per attivare una regola di condivisione/rimozione bisogna inserirla cliccando sulla spunta V.


            Nel campo Incarichi da assegnare, si possono stabilire uno o più incarichi da assegnare:




            • Tipo: è possibile scegliere tra le tipologie di incarichi configurate in dashboard;

            • Assegnata da: di default vengono date le voci 'Chi scatena l'evento', ossia l'assegnatore risulterà essere la persona che ha inserito il tag nell'email, oppure la persona che ha creato la regola di automazione. Cliccando su una di queste voci è possibile eliminarla o spostarla dopo, ossia mettere l'opzione come seconda scelta. Oltre alle due opzioni sopra indicate, si può scegliere come assegnatore dell'incarico: il proprietario della pratica o del progetto a cui l'elemento viene associato, chi ha creato il messaggio (se si tratta di un utente interno al nostro ambiente di tweppy) o uno degli altri utenti del nostro ambiente;
                

            • Assegnata a: di default vengono date le voci 'Chi scatena l'evento', ossia l'assegnatario risulterà essere la persona che ha inserito il tag nell'email, oppure la persona che ha creato la regola di automazione. Cliccando su una di queste voci è possibile eliminarla o spostarla dopo, ossia mettere l'opzione come seconda scelta (nel caso in cui, ad esempio, il tag sia inserito in automatico dal sistema all'email - perché ad esempio è stato impostato nel server di posta che le email ricevute da un determinato mittente finiscano in una determinata cartella e si è deciso di replicare questa regola in automatico in tweppy con i tag - la scelta non potrà essere 'chi scatena l'evento', ma ricadrà sulla seconda opzione).
              Oltre alle due opzioni sopra indicate, si può scegliere come assegnatario dell'incarico: il proprietario della pratica o del progetto a cui l'elemento viene associato, chi ha creato il messaggio (se si tratta di un utente interno al nostro ambiente di tweppy), l'utente che è anche assegnatore o uno degli altri utenti del nostro ambiente;

            • Note: sono le note aggiuntive che andiamo a scrivere quando creiamo normalmente un incarico (non sono obbligatorie);

            • Pianificazione: è possibile scegliere la priorità dell'incarico, ovvero se l'incarico è urgente, da pianificare o pianificato;
            • Ripetibile: è possibile scegliere se l'incarico generato più volte debba essere ripetuto "Mai","Sempre","Se Completato"
            • Relativo a data evento: è possibile impostare la scadenza con la data di partenza dell'evento e non quella attuale
            • Scade (solo se l'incarico è pianificato): è il giorno di scadenza dell'incarico. Si può scegliere, cliccando sulla data, tra più opzioni temporali.


            Ogni regola può essere sempre modificata in tutte le sue parti, disabilitata o eliminata. 








            Aggiornati: 26 Aug 2019 07:55 PM
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