Knowledge Base tweppy Guida avanzata all'uso dello strumento - utente Messaggi e chat

            Ricezione di una email

            Ricezione di una email


            Per vedere le email ricevute è sufficiente andare dalla toolbar di comando nella sezione 'Messaggi'.

            Ad ogni accesso a tweppy, comunque, la sezione dei 'Messaggi da leggere' sarà sempre la prima che viene mostrata.

            Una volta entrati nella sezione, troveremo una schermata a due colonne: a sinistra l'elenco dei messaggi, a destra una 'Business Intelligence' contenente dei filtri grafici collegati alla lista dei messaggi.


            Nella colonna dei 'messaggi da leggere' non si trovano solamente le email, ma anche note e appuntamenti condivisi con noi da un altro utente del nostro ambiente tweppy, seguendo la logica di non dover più generare un nuovo messaggio di posta per comunicare internamente all'azienda perché è possibile sfruttare i tool collaborativi messi a disposizione da tweppy.

            Per rendere più intuitivo il riconoscimento degli elementi, questi sono identificati con icone diversi:



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            per identificare l'email (NB. la busta con freccia verde verso il basso è un messaggio in entrata, quella con la freccia arancione verso l'alto è in uscita) 

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            per identificare le note
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            per identificare un appuntamento da calendario

            Per quanto riguarda le email, identifichiamo quelle ancora da leggere con il colore viola, mentre quelle già lette a cui però è stato aggiunto un elemento attraverso i tool collaborativi di tweppy, le troveremo contrassegnate con il colore arancione. 
            NB.: in quanto sistema molto intuitivo, tweppy associa il colore viola a tutti gli elementi ancora da leggere per la prima volta (siano essi email, note o appuntamenti) e il colore arancione a tutti gli elementi già visti ma in seguito modifica o implementati.

            Le email ricevute, una volta aperte, scompariranno dalla sezione dei 'Messaggi da leggere' ma saranno consultabili nella sezione 'Email ricevute' accessibile dal filtro 'altri' (sulla sinistra nella barra nera a fondo schermata). Le email di cui è già stato letto il testo e le eventuali conversazioni di chat, sono contrassegnate da una busta di colore grigio (che nella simbologia di tweppy indica qualcosa di già letto / visto).

            Messaggi da leggere più tardi
            Nel caso in cui ricevessimo una mail che non abbiamo il tempo di lavorare o che vogliamo rileggere in un secondo momento, possiamo andarla a inserire in una sezione apposita, quella dei 'Messaggi da leggere più tardi'.
            Come inserire una email in questa sezione? Semplicissimo! Basta aprire il messaggio e cliccare sulla stellina sita sulla barra nera a fondo pagina, aspettando che diventi verde

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            viceversa, per togliere una email da questa sezione basterà semplicemente fare la stessa operazione, aspettando che la stellina diventi bianca. 


            L'accesso ai messaggi da leggere più tardi può essere fatto dall'apposito pulsante presente nella 'Business Intelligence Messaggi' (clicca sull'icona 'Messaggi' per raggiungerla).


            NB.: questa operazione può essere fatta su tutti gli elementi (email in entrata e in uscita, note personali o condivise con noi, appuntamenti). 


            Simbologia dei messaggi da leggere

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            quando riceviamo un messaggio di posta, sotto al simbolo della email in entrata, tweppy ci propone 2 eventuali altri simboli:

            1. a sinistra, il simbolo dell'allegato: se presente, significa che l'email ricevuta contiene un allegato;

            2. a destra, il simbolo delle pratiche: se presente e di colore viola, significa che noi o qualcun'altro degli utenti abilitati a vedere la casella di posta in cui il messaggio è arrivato, abbiamo associato il messaggio a una pratica (NB. per associare una email a una pratica basta passare con il mouse sulla sua anteprima e cliccare sul pulsante azzurro 'associa' - per la gestione delle email nelle pratiche).


            Sempre passando il mouse sull'email in entrata, a sinistra dell'anteprima, altre 3 icone ci permetto di attivare delle azioni senza necessariamente dover aprire l'email


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            l'icona del cestino serve per cancellare una email (NB. l'email non può essere cancellata se il messaggio è associato a una pratica); l'cona delle buste, chiamata 'conversazione', permette di accedere in modo completo a tutta la conversazione precedente che ha portato a quella determinata mail (quindi, dalla mail di origine, tutte le risposte fatte tra mittente e destinatario); l'icona con i tre puntini, apre una lista di altre azioni, quali organizza messaggio e leggi più tardi. La prima azione serve per identificare che il messaggio ha bisogno di essere non solo riletto, ma anche lavorato in seguito; la seconda per ricordarsi che l'email va riletta. 


            Se voglio avere a disposizione una serie di azioni maggiori da fare su una email, basterà aprirla e accedere al 'Menu': qui, oltre ai classici pulsanti di risposta e inoltro e quelli già noti, troviamo delle funzioni che permettono di vedere gli indirizzi di mittente e destinatario (e, una volta mostrati, questi possono essere profilati direttamente all'interno del messaggio di posta, senza accedere alla rubrica dei contatti), vedere i visualizzatori del messaggio interni al mio sistema (e aggiungerne degli altri), accedere alla chat interna legata all'email, stampare il messaggio e accedere alla dashboard degli incarichi relativi a quell'email.


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            Una funzione molto interessante è il 'Blocca mittente': attraverso questo tasto, tweppy ci permette di gestire in totale autonomia e, soprattutto, senza dover accedere al nostro originario servizio di posta elettronica, i contatti da inserire nella spam

            La spam ha uno spazio dedicato, da cui è anche possibile recuperare i messaggi. Si tratta della sezione 'Posta indesiderata', accessibile dall'imbuto 'altri'.



            Faq:
            1. Come faccio a sapere quante email devo ancora leggere? Il contatore posto sopra l'icona 'Messaggi' ci notifica quanti sono i messaggi ancora da leggere (con messaggi intendiamo email, note e appuntamenti ancora da leggere o a cui abbiamo aggiunto qualcosa). Il contatore si aggiorna automaticamente man mano che si aggiungono nuovi elementi ancora da leggere.
            2. Se per errore cancello una email ricevuta posso recuperarla? Certamente, basta accedere alla sezione 'cestino' da 'altri' e da qui posso ripristinare un messaggio (passando sopra all'anteprima del messaggio è la prima icona nella parte blu) o eliminarlo definitivamente (seconda icona).
            3. Ogni quanti secondi tweppy scarica i messaggi di posta dalle caselle mappate? Se si tratta di caselle configurate con parametri IMAP lo fa in tempo reale; se si tratta di caselle configurate con parametri POP3, al momento della configurazione delle caselle l'amministratore può scegliere ogni quanti secondi mappare la casella.
            4. Se da tweppy mando un in spam tutte le email in entrata da una determinata casella, il processo è permanente? No, posso andare a sbloccare un mittente facendo arrivare tutte le sue email sulla casella di posta in arrivo. Basterà aprire una delle sue email, accedere al menù e cliccare sulla voce 'sblocca mittente'.

            Aggiornati: 05 Aug 2019 12:12 AM
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